Velike organizacije, obiman menadžment i znatan broj zaposlenih zahtevaju veoma pažljiv pristup u svakodnevnom komuniciranju. Kako izgleda poslovna komunikacija? Da li postoje komunikacijski problemi u organizacijama i kako nastaju?
ŠTA JE KOMUNIKACIJA?
Komunikacija je proces prenošenja informacija od jedne do druge osobe ili mesta. Na osnovu prethodno rečenog, glavni aspekt komunikacije je percepcija. Percepcija je proces u kome pojedinci obraćaju pažnju na informacije iz okruženja, organizuju ih, tumače i pamte. Samim tim, percepcija može biti i prepreka za komunikaciju. Ljudi sa kojima smo komunicirali na isti način i kojima smo izneli iste informacije mogu imati potpuno različite ideje i shvatanja.
NAČINI KOMUNICIRANJA U ORGANIZACIJI
U organizaciji razlikujemo tri formalna kanala komunikacija:
Komunikacija prema dole – ide od viših ka nižim nivoima u organizaciji i uglavnom služi za izdavanje naređenja
Komunikacija prema gore – ide od nižih ka višim nivoima u organizaciji i koristi se za davanje feedback-a višem menadžmentu
Horizontalna komunikacija – komunikacija između menadžera i radnika koji su na istom nivou u organizaciji i služi za olakšavanje koordinacije i saradnje između različitih sektora u kompaniji
ŠUMOVI I SMETNJE U IZJAŠNJAVANJU ZAPOSLENIH
U svim ovim kanalima komunikacija uočavaju se problemi. U komunikaciji prema dole postoji mogućnost da se pošalju poruke koje nisu dovoljno jasne i određene, a time se pokazuje i da menadžment ne uvažava mnogo radnike na nižem nivou. Što se komunikacije prema gore tiče, tu se srećemo sa otporom prema saopštavanju problema višem menadžmentu zbog straha od potencijalne kazne kao i zbog moguće ljute reakcije višeg menadžmenta na konstataciju da nešto ne funkcioniše u dosadašnjem sistemu. Na horizontalnu komunikaciju nadređeni ne gledaju kao na nešto pozitivno, već se više posmatra kao nepotrebno ćaskanje i iz tog razloga se trude da što više potisnu takav vid komunikacije.
U pojedinim slučajevima poruke nemaju željeni efekat zato što je upotrebljen pogrešan medij za komunikaciju. Postoje dva medija: usmena i pisana komunikacija. Usmena komunikacija, pored prenosa poruke, omogućava i da se vidi i prouči neverbalna komunikacija sagovornika. Iako ima ovu prednost, pisana komunikacija preuzima primat kada je poruka jednostavna, jasna i razumljiva.
VAŽNOST SLUŠANJA
Drugi mogući problem jeste nedostatak aktivnog slušanja sagovornika. Iako smo ubeđeni da svi znamo kako da saslušamo svog sagovornika, tu često pravimo grešku jer mešamo pojmove čuti i slušati. Čuti znači opažati zvuke, a slušati znači da ste se svesno potrudili da čujete. Aktivno slušanje znači da ste svesni da ste i vi odgovorni za pravilan prenos poruke tako što ćete davati feedback svom sagovorniku o izgovorenoj poruci i time razjasniti sve što se htelo reći tom porukom. Da biste postali aktivan slušalac morate da se fokusirate na ono što sagovornik priča, a ne o sastavljanju svog odgovora.
TEKST: ANA MILIĆEVIĆ
Ana Milićević je studentkinja treće godine Fakulteta organizacionih nauka, smer Menadžment
